orbau Firmengruppe
Über die orbau Firmengruppe
Branche: Bauwesen
Gründung: 1984
Hauptsitz: Zell am Harmersbach
Mitarbeitende: ca. 200
Die orbau Firmengruppe bietet von der Planung über die Ausführung am Bau, den Verkauf und die anschließende Verwaltung der Immobilien alles aus einer Hand. Das renommierte Familienunternehmen blickt auf 40 Jahre Erfahrung sowie mehr als 690 realisierte Wohnbau- und Gewerbeprojekte zurück.
Die Herausforderung
Die orbau Firmengruppe ist ein Traditionsunternehmen aus dem Ortenaukreis, das seit seiner Gründung vor 40 Jahren kontinuierlich weitergewachsen ist. Im Zuge dieses Wachstums wurde auch immer wieder punktuell in die Erweiterung und Modernisierung der Druckerlandschaft investiert. So war im Lauf der Jahre eine komplexe und heterogene Infrastruktur entstanden, die in Sachen Effizienz und Nachhaltigkeit nicht mehr die Anforderungen des Unternehmens erfüllen konnte.
Es galt, diese gewachsenen Strukturen hinsichtlich der internen Druck-Workflows zu optimieren, die Verwaltung der Geräte zu vereinfachen und die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern. Bei der Neukonzeption legte orbau zudem großen Wert auf Ressourcenschonung und Kosteneffizienz.
Die Lösung
Zu Beginn unterzogen die Expertinnen und Experten von MODOX die Druckerlandschaft einer eingehenden Ist-Analyse:
- Insgesamt 93 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte von verschiedenen Herstellern und in 49 unterschiedlichen Modellausführungen verteilten sich über 13 Standorte im Unternehmen.
- Knapp drei Viertel dieser Geräte befanden sich in Eigenbesitz, für den Rest bestanden Miet- und Serviceverträge mit vier verschiedenen Dienstleistern, deren Konditionen und Laufzeiten voneinander abwichen.
- Die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien für die Geräte in Eigenbesitz erfolgte manuell in Einzelbestellungen.
Anschließend erfasste MODOX die Anforderungen der Mitarbeitenden sowie die daraus resultierenden Arbeitsabläufe und prozessualen Aufwände. In Ergänzung mit den unternehmensweiten Richtlinien hinsichtlich Daten- und Informationssicherheit bildeten diese Informationen die Basis für die maßgeschneiderte Soll-Konfiguration.
Um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Bedienung der Geräte zu vereinfachen, sah das individuelle Druckkonzept unternehmensweit nur noch den Einsatz von vier unterschiedlichen Modellen von HP vor. Die gesamte Geräteanzahl wurde um beinahe die Hälfte reduziert und die Druckstandorte in einem zentralisierten Druckkonzept zusammengefasst.
Da mit dem zentralisierten Drucken detailliertere Anforderungen zum Datenschutz einhergingen, wurde zudem eine Authentifizierungs- und Workflow-Lösung implementiert. Zusätzlich setzte MODOX ein umfassendes Druck-Sicherheitskonzept um, das sämtliche Gesetze und Vorschriften, die vonseiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an Unternehmen gestellt werden, erfüllt.
Der Nutzen
Kosteneffizienz: Durch die Schrumpfung der Druckinfrastruktur auf weniger, dafür leistungsstärkere Geräte konnten die Prozesskosten um 78 Prozent und die Gesamtkosten um 16 Prozent gesenkt werden.
Prozessoptimierung: Das zentralisierte Drucken ermöglicht eine permanente Überwachung aller sicherheitsrelevanten Einstellungen, wodurch Probleme und Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Bei Sicherheitsvorfällen beugt zudem eine automatisierte Wiederherstellung der Einstellungen möglichen Datenverlusten vor.
Die Verbrauchsmaterialien werden zentral überwacht und automatisiert zum optimalen Tonertauschzeitpunkt nachbestellt.
Das sagt der Kunde
"Seit der Einführung des neuen Gesamtkonzepts durch MODOX sind unsere internen Druck-Workflows schneller und effizienter. Dadurch ist das Druckvolumen gesunken, was sich positiv auf unsere CO2-Bilanz und die Prozesskosten auswirkt."