Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen: Alles möglich mit der Digitalen Archivierung
Grundlagen der Aktenarchivierung
Als Aktenarchivierung versteht sich die geordnete sowie sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen, die sowohl in physischer Form als auch in digitaler Form vorliegen können. Mit der Archivierung wird das Ziel verfolgt, wichtige Informationen langfristig aufzubewahren und den Zugriff auf diese im Bedarfsfall gewährleisten zu können. In Zuge dessen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
Zu unterscheiden sind für Geschäftsunterlagen die 10-jährige Aufbewahrungsfrist und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für diese Dokumente:
- Abschlagszahlungen
- Abschreibungsunterlagen
- Ausgangsrechnungen
- Buchungsbelege
- Kontoauszüge
- Rechnungen
Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für diese Geschäftsdokumente:
- Angebote
- Betriebsprüfungsberichte
- Handels- & Geschäftsbriefe
- Import-/Exportunterlagen und Zollbelege
Keine Aktenarchivierung ohne die Richtlinien der GoBD
Die Einhaltung der Grundsätze nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Schlüssel einer revisionssicheren Archivierung.
Die Grundsätze umfassen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Ordnung
- Richtigkeit
- Unveränderbarkeit
- Vollständigkeit
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
Und nicht zu vergessen:
- Alle Änderungen an archivierten Dokumenten müssen genau dokumentiert werden
- Keine Reduzierung der Datenmengen
- Auf die Erhaltung der ursprünglichen Formate achten
Notwendig ist ein strukturiertes Ablagesystem, das eine sinnvolle Verschlagwortung und notwendige Sicherheitsmaßnahmen umfasst, sodass das Archivsystem vor Angriffen geschützt ist.
Digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen
Mit der digitalen Archivierung haben all Ihre Geschäftsdokumente und Informationen einen Platz, an dem sie zentral und vor allem sicher digital abgelegt werden können. Struktur und Übersicht bei den Dokumentenbeständen? Check!
Schritt für Schritt zur digitalen Archivierung und nichts überstürzen! Setzen Sie sich mit der Frage auseinander, welche Dokumente Sie wirklich digitalisieren möchten. Eine präzise Planung ermöglicht eine Einschätzung davon, wie viel Ressourcen und Zeit Sie investieren müssen. Einen geeigneten Dienstleister für die Umsetzung der digitalen Archivierung zu finden, ist ein weiterer wichtiger Schritt. Definieren Sie Ihren gewünschten Leistungsumfang sowie eine Preisspanne. Last but not least: Halten Sie zwingend die gesetzlichen Vorgaben ein!
Vorteile einer digitalen Archivierung auf einen Blick
- Einfachere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorschriften
- Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch eine revisionssichere Ablage von Dokumenten nach den Grundsätzen der GoBD
- Schneller und einfacher Zugriff
- Moderne und ansprechende Benutzeroberfläche
- Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen
- Berechtigungskonzepte für Mitarbeitende
- Einfache Ergänzung von Dokumenten
- Weniger Papierverbrauch
- Kostenersparnis für Drucker, Papier und Tinte
- Platzsparend ohne physischen Speicherplatz
- Möglichkeit einer Cloud-Archivierung
Alles digital – schnell – einfach!
2024 archiviert man digital!
Die digitale Aktenarchivierung punktet durch viele Vorteile, zu denen die Einsparung von Platz und Papier, Zeitersparnis bei der Informationssuche, Kostenersparnis sowie die Möglichkeit einer orts- und zeitunabhängigen Informationsverfügbarkeit gehören.
Sicherheit und Flexibilität bei der Speicherung von Dokumenten in der Cloud und die automatische Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen kommen als I-Tüpfelchen hinzu.
Unterm Strich wird sichtbar, was sich bereits vermuten ließ: Die digitale Aktenarchivierung ist in vielen Fällen die bessere Wahl, wenn es um Ordnung, Ressourcenschonung und Prozessoptimierung geht!
Sie interessieren sich für digitale Archivierung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!