Mission papierloses Büro mit der digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Kurz und knapp: Die digitale Personalakte ist im Grunde nichts anderes als die Personalakte – aber eben ohne Papier. Statt in Ordnern einsortiert, werden die Dokumente der Mitarbeitenden automatisiert und in das Dokumentmanagementsystem eingepflegt. Als Teil einer modernen Personalarbeit beinhaltet die digitale Personalakte alle Informationen und bestehenden Dokumente eines Arbeitnehmers, welche für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Der Umstieg auf die digitale Personalakte
Trotz der vielen Vorteile, haben noch nicht alle Unternehmen den Schritt hin zu einer digitalen Personalakte gewagt. Die Gründe unterscheiden sich in vielfältiger Weise und sind zudem sehr individuell. Nichtsdestotrotz überwiegt der Mehrwert, sofern das System sorgfältig ausgewählt und eingeführt wird.
Das Ziel: Erleichterung der Personalabteilung durch die digitale Erstellung und Verwaltung der Akten.
Der Weg: Beim Umstieg auf die digitale Personalakte gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten. Zuerst sollte der Datenschutz ganz oben stehen, da hier mit sensiblen Mitarbeiterdaten gearbeitet wird. Das bedeutet, dass die Daten sicher gespeichert werden müssen, zum Beispiel durch Verschlüsselung, und nur autorisierte Personen darauf zugreifen dürfen. Auch die Vorgaben der DSGVO müssen genau eingehalten werden.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Auswahl einer passenden Software. Diese sollte einfach zu bedienen sein und gut mit den bestehenden Programmen im Unternehmen zusammenarbeiten. Bevor es losgeht, müssen außerdem alle bisherigen Papierakten digitalisiert werden – das bedeutet scannen und sortieren, damit die Informationen später leicht zu finden sind.
Damit die Mitarbeitenden gut mit der digitalen Personalakte arbeiten können, sollte es Schulungen geben, in denen die neue Lösung erklärt wird.
Es klingt zwar simpel, doch von Anfang an einen klaren Plan zu haben, ist essenziell wichtig. Es gilt grundlegende Fragen zu klären: Wer kümmert sich um die Digitalisierung? Wie werden die Daten aktuell gehalten? Wie funktioniert der Zugriff im Alltag?
ELO HR Personnel File
Mit der digitalen Personalakte von ELO setzen Sie auf eine effiziente Lösung zur Organisation elektronischer Personalakten. Ihre Dokumente können Sie unabhängig vom Format zentralisiert und übersichtlich verwalten. ELO HR Personnel File erfasst Personaldaten, initiiert Prozesse und koordiniert Termine. Die smarte Lösung sorgt mit einem Berechtigungssystem und modernen Verschlüsselungstechnologien für Sicherheit und Einhaltung aller Datenschutz- und gesetzlichen Vorgaben.
Der Schritt zur digitalen Personalakte
Um 2025 auch in der Personalabteilung modern und zukunftsorientiert zu starten, lohnt sich der Umstieg auf die digitale Personalakte. In einer Zeit, in der Effizienz, Nachhaltigkeit und gesetzeskonforme Datenverwaltung immer wichtiger werden, bietet die digitale Personalakte klare Vorteile und unterstützt das Unternehmen gleichzeitig dabei, die strengen Anforderungen an Datenschutz und Compliance zu erfüllen – ein unverzichtbarer Mehrwert für die eigene Wettbewerbsfähigkeit.
Mitarbeitende in Unternehmen erleben den Umstieg auf die digitale Personalakte meist als Erleichterung, da sie Dokumente schneller und unkomplizierter suchen und auch finden können. Insgesamt wird die Digitalisierung oft als moderner und effizienter Fortschritt wahrgenommen, der die Arbeit innerhalb der Personalabteilung auf ein neues Level bringt.
Mit einem digitalen Start ins neue Jahr legen Sie den Grundstein für optimierte Arbeitsabläufe, eine bessere Organisation und nachhaltigen Erfolg. Sie haben Fragen rund um das Thema digitale Personalakte und Ihren Neustart 2025? Wir unterstützen Sie gerne!