In Unternehmen gibt es viele Dokumente und Informationen, die verarbeitet und verwaltet werden. Was früher noch in dicken Aktenordnern landete, wird heute digital gemanagt. Sie sind noch nicht auf den Zug aufgesprungen? Dann wird es höchste Zeit!
Sind Sie bereit, organisatorische Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu optimieren? Es geht dabei nicht darum, bewährte Abläufe in Ihrem Unternehmen abzuschaffen oder Arbeitsplätze abzubauen. Es geht vielmehr darum, wie Sie Ihren Fokus stärker auf das Kerngeschäft richten und Ihre Geschäftsprozesse dadurch effizienter gestalten können.
Hierbei unterstützt Sie ein Enterprise Content Management-System: Optimal in Ihre bestehende IT-Landschaft eingebunden, sind automatisierte Prozesse, digitales Dokumenten- und Informationsmanagement sowie Sicherheit und Datenschutz mit ECM garantiert. Doch wie führen Sie ein ECM-System erfolgreich in Ihrem Unternehmen ein?
1. Beziehen Sie alle Beteiligten mit ein
Ausschlaggebend für den Erfolg und die Integration eines ECM-Systems ist die Einbeziehung und Akzeptanz der Beteiligten. Involvieren Sie deshalb sowohl Entscheider als auch zukünftige Anwender bei der ECM-Einführung direkt von Beginn an. Sollte es Vorbehalte oder gar Ängste bei den beteiligten Fachbereichen geben, begegnen Sie diesen am besten durch das gemeinsame Arbeiten am Digitalisierungsprojekt. Schaffen Sie Perspektiven für die Anwender, denn ein ECM-System bringt nicht nur viele Veränderungen, sondern auch unzählige Chancen und Möglichkeiten mit sich. Das Resultat: Eine enorme Entlastung im Arbeitsalltag durch den Wegfall zeitaufwendiger manueller Tätigkeiten.
2. Identifizieren Sie Ihre Kernanforderungen
Zunächst einmal empfehlen wir Ihnen, Kernbereiche und -anforderungen im Rahmen eines Lastenheftes zu definieren, die primär mit dem ECM-System umgesetzt werden sollen. Viele Unternehmen starten beispielsweise in der Buchhaltung mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, weitere Fachbereiche wie das Personalmanagement oder die Rechtsabteilung folgen anschließend dem guten Beispiel.
3. Führen Sie eine IST-Analyse durch
Haben Sie die Kernanforderungen und das Pilotprojekt definiert, ist es sinnvoll, die aktuelle Situation der vorhandenen Geschäftsprozesse zu analysieren. Dabei ist eine möglichst genaue Dokumentation einzelner Prozessschritte und das Sammeln damit verbundener Zusatzinformationen wichtig. Gibt es z.B. in der Buchhaltung ein umfangreiches Papierarchiv, welches digitalisiert werden kann? Außerdem werden in dieser Projektphase Fragen geklärt, wie: Welche Drittsysteme (ERP-Systeme, Buchhaltungssysteme, …) sollen mit dem ECM-System verknüpft werden?
Es lohnt sich darüber hinaus, mögliche zukünftige Herausforderungen im Blick zu haben. Was erwartet die Buchhaltung? Stehen gesetzliche Veränderungen vor der Tür? Sind digitale Prozesse in Zukunft flexibel anpassbar und lassen sich diese erweitern?
4. Definieren Sie Ihre Ziele
Nun gehen Sie an die Zieldefinition. Dabei suchen Sie Antworten auf u.a. folgende Fragen:
- Was möchten Sie mit der Einführung des ECM-Systems erreichen?
- An welchen Stellen eines Prozesses ist die ECM-Lösung womöglich von besonderem Nutzen?
- Wo lässt sich durch die digitale Lösung am meisten Zeit einsparen?
- Wie können Ressourcen entsprechend geschont werden?
In dieser Phase ist es zudem wichtig, festzuhalten, welche Maßnahmen zur technischen Umsetzung erforderlich sind:
- Ist Ihre IT-Infrastruktur auf die Digitalisierung vorbereitet?
- Wie soll die Ablage der Dokumente im Archiv erfolgen? Soll diese nach bestimmten Regeln stattfinden?
- Wer darf auf welche Dokumente zugreifen?
5. Finden Sie einen starken Partner
Es ist nicht so einfach, Antworten auf all die oben genannten Fragen zu finden. Deshalb ist es bei der Einführung eines ECM-Systems essenziell, einen starken Partner an seiner Seite zu wissen. Gerne begleiten Sie unsere Experten auf Ihrem Weg in die digitale Transformation. Als ELO Business Partner sind wir bestens mit der erfolgreichen Implementierung der ECM-Lösung vertraut.
6. Planen Sie Ihr ECM-Projekt sorgfältig
Das A und O erfolgreicher ECM-Projekte ist die sorgfältige Planung. Auch hierbei unterstützen wir Sie selbstverständlich – wenn Sie mögen.
Bereits In der Planungsphase sollten der genaue Projektablauf inklusive Zeitschiene sowie die jeweiligen Aufwände berücksichtigt werden. Dadurch vermeiden Sie mögliche Probleme bzw. können diese rechtzeitig umgehen.
7. Starten Sie in kleinen Schritten
Um die Implementierung Ihrer ECM-Lösung kümmern selbstverständlich wir uns – in kleinen Schritten. So ist Ihr laufender Betrieb nicht gestört und die digitale Lösung kann nach und nach in den Produktivbetrieb übergehen.
Damit der reibungslose Umstieg gelingt, empfehlen wir Ihnen, das ECM-System zunächst auf einem Entwicklungs- und Testsystem einzurichten. Im finalen Schritt wechseln Sie in den Produktivbetrieb: So können laufende Prozesse ganz einfach und bequem auf das ECM-System übertragen werden.
8. Denken Sie an die Zukunft
Bei der Einführung einer ECM-Lösung ist es sinnvoll, bereits an die Zukunft zu denken. Stellen Sie sich hierbei folgende Fragen:
- Wie sehen Ihre Geschäftsprozesse in fünf oder zehn Jahren vermutlich aus?
- An welchen Stellen sind grundlegende Veränderungen der Prozesse möglich?
- Welche weiteren Bereiche und Geschäftsabläufe könnten von dem ECM-System profitieren?
Setzen Sie bei Ihrem Enterprise Content Management-Projekt auf eine möglichst erweiterbare und flexible Lösung, damit sie auch für die Zukunft bestens aufgestellt sind.
Fazit
Das ganzheitliche Softwaresystem der ELO ECM Suite ist eine solche flexible Lösung, um Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die ELO ECM Suite ist maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse und jederzeit erweiterbar, wenn sich beispielsweise Gegebenheiten ändern oder Ihre Anforderungen steigen. Wir als ELO Business Partner unterstützen Sie gerne dabei, das ECM-System optimal in Ihre bestehende IT-Landschaft einzubinden und Ihre Unternehmensprozesse damit effizienter zu gestalten.
Unser Expertenteam berät Sie gerne.