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Die E-Rechnung: Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Rechnungsstellung

10.08.2023 | Seit vor knapp 3 Jahren die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) für das öffentliche Auftragswesen in Kraft trat, hat sich auch in der Privatwirtschaft viel getan.

Mittlerweile setzt über die Hälfte der deutschen Unternehmen auf standardisierte E-Rechnungsformate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung – Tendenz steigend. Das ergab eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom.

Die Papierrechnung gehört also endgültig der Vergangenheit an. Im Zuge der Digitalisierung wurde sie in den meisten deutschen Büros durch elektronische Alternativen ersetzt. Lediglich 8 Prozent der Unternehmen stellen ihre Rechnungen noch ausschließlich im Papierformat aus. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass es formale Unterschiede gibt und eine digitale Rechnung nicht automatisch auch eine "E-Rechnung" gemäß E-Rech-V ist.

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Unter einer E-Rechnung versteht man Rechnungsdokumente, die auf Basis von strukturierten, maschinenlesbaren Daten erstellt wurden und so medienbruchfrei und automatisiert vom Verarbeitungssystem des Empfängers weiterverarbeitet werden können. Dadurch wird der gesamte Abrechnungsprozess digitalisiert und eine digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Bezahlung der E-Rechnung möglich.
Es reicht somit nicht aus, eine papierbasierte Rechnung einzuscannen, elektronisch weiterzuverarbeiten und per Mail an die Kunden zu verschicken. Zwar erfolgt in diesem Fall die Übermittlung auf elektronischem Wege, doch muss der Empfänger die Datei wiederum manuell bearbeiten. Auch Rechnungen, die per Fax verschickt wurden, zählen nicht als elektronische Belege, es sei denn, sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt.

Für die Erstellung einer elektronischen Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung stehen unterschiedliche E-Rechnungsformate zur Auswahl, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Anwendungsfelder bieten. Bei der Wahl des passenden Formats sollten Unternehmen die individuellen Bedürfnisse berücksichtigen.

Strukturierte Datenformate: Einfache Automatisierung

Strukturierte Datenformate wie XML (Extensible Markup Language) oder JSON (JavaScript Object Notation) ermöglichen die Speicherung und Übertragung von Informationen in einer klaren, maschinenlesbaren Form. Diese Formate sind ideal für eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, da die enthaltenen Daten direkt in Buchhaltungssysteme oder ERP-Systeme eingespeist werden können. Strukturierte Datenformate reduzieren das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe und beschleunigen den Abrechnungsprozess erheblich.

EDI (Electronic Data Interchange): Standardisierte Kommunikation

EDI ist ein etabliertes Format für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Es ermöglicht eine standardisierte Kommunikation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. EDI-Rechnungen sind besonders in großen Unternehmen und in Industriezweigen mit komplexen Lieferketten weit verbreitet. Sie bieten eine effiziente Möglichkeit, Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Partnern auszutauschen, erfordern jedoch oft eine spezialisierte EDI-Infrastruktur.

ZUGFeRD: Vereint PDF und Strukturierte Daten

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format, das die Vorteile von PDFs und strukturierten Daten vereint. Es enthält sowohl eine visuell lesbare PDF-Datei als auch eingebettete strukturierte Rechnungsdaten. Dadurch können Rechnungen sowohl für Menschen als auch für automatisierte Systeme leicht verarbeitet werden. ZUGFeRD bietet eine Brücke zwischen verschiedenen Anforderungen und eines der am weitesten verbreiteten Formate.

Die Vorteile der E-Rechnung

Mithilfe der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übertragen, automatisch empfangen und effizient verarbeitet. Dies bietet sowohl dem Rechnungssteller als auch dem Rechnungsempfänger erhebliche Vorteile.

  • Effizienz: E-Rechnungen sorgen für verkürzte Abwicklungszeiten und vereinfachte Prozesse. Dank der automatischen Integration der Daten in bestehende digitale Abrechnungssysteme sinkt die Fehleranfälligkeit, was zu einer verbesserten Datenqualität führt.
  • Kosten- und Zeitersparnis: Durch den Verzicht auf Papier und Porto können mitunter erhebliche Kosten vermieden werden. Die Buchhaltung wird von routinemäßigen Arbeiten entlastet und spart dank automatisierter Prozesse wertvolle Zeit.
  • Transparenz: E-Rechnungsportale ermöglichen es Unternehmen, den Status ihrer Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen. Dies verbessert die Transparenz im Rechnungsprozess und erleichtert das Nachverfolgen von Zahlungen.
  • Archivierung und Suche: Elektronische Rechnungen lassen sich leichter und ressourcenschonender archivieren und durchsuchen als Papierdokumente.

Entscheiden auch Sie sich für die E-Rechnung

Vor dem Hintergrund einer fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt sowie der Zunahme mobiler Arbeitsplätze sollte jedes Unternehmen prüfen, wie E-Rechnungsformate effektiv in die Geschäftsabläufe integriert werden können.
Dabei muss die Umstellung sorgfältig geplant und die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden. Denn die Einführung der E-Rechnung erfordert eine gewisse technologische Infrastruktur. Zudem empfiehlt es sich, sich vorab mit den rechtlichen Anforderungen in Hinblick auf elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfristen vertraut zu machen.

Gerne beraten Sie die Expertinnen und Experten von MODOX und unterstützen Sie auf Ihrem Weg zu einer effizienteren, nachhaltigeren und transparenteren Geschäftswelt.

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