Das Ende des Papierchaos – Finden statt Suchen mit Dokumentenmanagementsystemen
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Durch ein DMS lassen sich Dokumente digital verwalten. Die meisten Systeme setzen auf Drag & Drop, was für eine komfortable Anwendung sorgt. Abhängig von der IT-Infrastruktur eines Unternehmens liegen die Daten in einer Cloud oder auf einem Server. Eine Verschlagwortung gewährleistet das schnelle Finden einzelner Dokumente auf der Metaebene, dies sorgt dafür, dass die Metainformationen im DMS an jedes hochgeladene Dokument angehängt werden können.
Mit endlosem Suchen nach Dokumenten ist somit Schluss, durch eine gezielte Eingabe lassen sich relevante Informationen im Handumdrehen finden. Mehr Digitalisierung, weniger Papierberge! Ein DMS kann maßgeblich zur Umsetzung eines papierlosen Büros beitragen. Der bewusste Verzicht auf papiergebundene Dokumente ist im Fokus, denn einzelne Prozesse sollen digital ablaufen.
Vorteile eines DMS
Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems liegen auf der Hand, die Schlagworte lauten hier: Zeitersparnis und Effektivität!
- Die Dokumente werden an einem Ort zentral gespeichert und werden mit Hinblick auf eine schnelle Suche durch die Verschlagwortung optimal strukturiert – Sätze wie "Oh nein, ich kann das Dokument einfach nicht mehr finden", wird es dank eines DMS wohl nicht mehr geben!
- Der Workflow wird durch den Zugriff mehrerer Mitarbeitenden auf ein Dokument nicht aufgehalten, sondern erleichtert – jeder ist informiert, nicht nur darüber wo die relevanten Dokumente zu finden sind, sondern auch über wichtige Faktoren, wie Aufbewahrungsfristen.
- Bei der Menge an Dokumenten, welche in Organisationen anfallen, ist ein Aktenschrank schnell gefüllt – mit einem DMS genießen die Mitarbeitenden eine übersichtliche und vor allem platzsparende Alternative zu Papier.
- Ein geeignetes DMS ist wichtig, um ein gesetzeskonformes und revisionssicheres Archivieren nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu erhalten, denn ein digitales Dokumentenmanagement allein garantiert die Einhaltung der DSGVO nicht. Durch die Implementierung von Zugriffsrechten, welche ein DMS ermöglicht, kann ein Arbeiten konform zur DSGVO umgesetzt werden.
- Auch in Hinblick auf den Schutz unserer Umwelt ist ein bewusster Umgang mit unseren Ressourcen ein entscheidendes Kriterium, was für den Einsatz eines DMS spricht.
Ziele eines Dokumentenmanagementsystems
Ein Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, das Qualitätsmanagement zu verbessern und die Produktivität in Unternehmen erheblich zu steigern, was sich auch positiv auf die Teamarbeit auswirken kann. Durch eine verbesserte Zugänglichkeit und die strukturierte Organisation der Dokumente, können Mitarbeitende ihre Aufgaben schneller und effektiver angehen. Die Verkürzung von Bearbeitungszeiten schafft freie Kapazitäten, zudem werden Kostensenkungen angestrebt.
Diese Art den Umgang mit Dokumenten anzupacken, wirkt sich auch auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Eine zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen und eine verbesserte Dokumentation von Interaktionen mit den Kunden, kann in hohem Maße zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen.
DMS – aber für wen?
Grundsätzlich ist ein Dokumentenmanagementsystem für jedes Unternehmen geeignet, welches auf diese Art der modernen und digitalen Verwaltung umsteigen möchte. Die Branche spielt dabei keine große Rolle, die Optimierung der Arbeitsprozesse kann branchenübergreifend zum Einsatz kommen.
Kurz und knapp: Das DMS
Es lässt sich also festhalten, dass es um die Verwaltung von Dokumenten geht – vordergründig ist es eine Lösung, welche die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen vorantreibt. Durch ein DMS wird der Zugriff auf Unternehmensinformationen erleichtert, was die Sicherheit sowie Vertraulichkeit von sensiblen Daten sicherstellt.
Sagen Sie verstaubten Aktenbergen den Kampf an und verringern Sie die Fehleranfälligkeit in Ihrem Unternehmen – Informationen müssen effizient und vor allem schnell transportiert werden. Zudem gilt es, wichtige gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven – mit Dokumentenmanagementsystemen gehören unübersichtliche Fluten von Papierdokumenten der Vergangenheit an!
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