Dokumentenmanagement und KI: Deshalb ist diese Kombi unschlagbar!
DMS im Wandel
Lange wurden Akten oder Dokumente von Hand nach Namen, (Bearbeitungs-) Nummern oder dem Datum geordnet – ein langwieriger Aufwand, der eine tiefergehende Strukturierung praktisch unmöglich machte.
Ein neues Zeitalter des Dokumentenmanagements brach mit der Digitalisierung an, wodurch ganz neue Möglichkeiten entstanden. Weiterhin blieb jedoch die menschliche Bearbeitung und Steuerung jedes Vorgangs unerlässlich, was den Effizienzgewinn überschaubar hielt.
Dank Künstlicher Intelligenz eröffnen sich nun völlig neue Optionen, das Dokumentenmanagement zu revolutionieren.
Deshalb passt das Dokumentenmanagement so gut zu KI
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine nahezu unerschöpfliche Quelle für hochpräzise strukturierte Daten. Ein DMS sammelt diese Masse an Daten allerdings nicht von heute auf morgen – sie entsteht über Jahrzehnte hinweg und bildet für Künstliche Intelligenz eine optimale Grundlage aus Trainings- und Validierungssätzen.
KI im DMS
Künstliche Intelligenz ist ein wahrer Gamechanger im Dokumentenmanagement. Durch die Unterstützung von KI erfolgen Prozesse schneller und genauer als bei einer manuellen Bearbeitung, was die Verarbeitung großer Datenmengen effizienter gestaltet.
KI macht das Dokumentenmanagement smarter und effektiver: ELO ECM mit KI und dem DocXtractor automatisiert die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Der DocXtractor nutzt Künstliche Intelligenz, um Rechnungsdaten wie Beträge, Lieferantennamen und Rechnungsnummern automatisch zu erkennen und zu extrahieren. Diese Daten werden dann zur Prüfung und Freigabe an die entsprechenden Mitarbeitenden weitergeleitet, was den Freigabeprozess erheblich beschleunigt.
Nutzen Sie die Vorteile!
Die Einsatzmöglichkeiten von ELO DocXtractor sind so vielfältig wie das Postaufkommen in Ihrem Unternehmen. Eingehende E-Mails, gescannte Papier- oder auch Faxdokumente werden von diesem intelligenten Klassifizierungs- und Extraktionsmodul analysiert und verarbeitet. Durch die Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand, und Fehler werden minimiert, was zu einer effizienteren Rechnungsbearbeitung führt – ein wahrer Gewinn, der sich im Alltag mehr als bewährt!
Gerne beraten Sie die Digitalisierungsexperten von MODOX zu den Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen.
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen, menschenähnliche Aufgaben wie Lernen, Problemlösen und Entscheidungsfindung durch Algorithmen und Datenverarbeitung auszuführen. Sie analysiert große Datenmengen, erkennt Muster und zieht daraus Schlüsse, um eigenständig zu handeln oder Empfehlungen zu geben.
Die häufigsten Arten von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement sind:
- Optische Zeichenerkennung (OCR): wandelt gedruckte oder handgeschriebene Texte aus gescannten Dokumenten in digitale, bearbeitbare Formate um.
Der Vorteil: Dokumente können leichter durchsucht und verarbeitet werden. - Maschinelles Lernen (ML): lernt aus großen Datenmengen, um Muster zu erkennen.
Der Vorteil: Maschinelles Lernen ermöglicht eine schnelle, automatische Klassifizierung und Informationsgewinnung aus Dokumenten, was den manuellen Aufwand verringert. - Natürliche Sprachverarbeitung (NLP): verarbeitet und versteht menschliche Sprache.
Der Vorteil: NLP ermöglicht es, relevante Informationen aus unstrukturierten Texten automatisch zu erkennen und zu extrahieren. - Automatisierung von Workflows: optimiert Geschäftsprozesse, indem wiederholbare Aufgaben und Entscheidungsfindungen automatisiert werden.
Der Vorteil: Die Produktivität erhöht sich, da Routineaufgaben effizienter erledigt werden und die Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische Aufgaben erhalten.