Das hält ein Workflow für Sie bereit
Was versteht man unter einem Workflow?
Ein Workflow, auf Deutsch „Arbeitsablauf“, ist eine festgelegte Reihenfolge von Aufgaben, die nacheinander erledigt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es handelt sich um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses sowie von Arbeitsabläufen. Der DMS-Workflow maximiert die Prozessgeschwindigkeit in Unternehmen und trägt zur Erleichterung des gemeinsamen Arbeitens bei.
Ein Workflow legt fest, wie die anfallenden Aufgaben von einem Schritt zum nächsten weitergeleitet werden, entweder manuell durch Mitarbeitende oder automatisch durch Software. Sie ermöglichen es, Routineaufgaben zu automatisieren, wodurch sich Mitarbeitende auf andere Aufgaben konzentrieren können. Außerdem bieten Workflows Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da jeder Schritt dokumentiert und überwacht werden kann.
Diese Aufgaben übernimmt ein Workflow
Innerhalb eines Unternehmens übernimmt ein Workflow vielfältige Aufgaben, die entscheidend zur Effizienz und Qualität der Geschäftsprozesse beitragen.
Zunächst automatisiert er Routineaufgaben, wodurch manuelle Arbeit reduziert wird. Durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen sorgt der Workflow für eine gleichbleibende Qualität und Konsistenz. Workflows im Dokumentenmanagement umfassen die Verarbeitung von Dokumenten, wobei die Erfassung, Bewertung sowie Automatisierung von Daten entlang der Prozesskette im Fokus steht. Relevante Informationen werden ausgelesen, extrahiert und in interne Datenbanken übertragen.
Dokumente werden anhand definierter Parameter automatisch an zuständige Bearbeitende oder Gruppen weitergeleitet. Diese konsolidierten Daten unterstützen effizientere Prozesse, wie auch fundierte strategische Entscheidungen, was zu schnellen Abläufen, zuverlässigen Entscheidungen und der Entlastung von Mitarbeitern führt. Zudem können Kontroll- und Prüfmechanismen integriert werden, um die Sicherheit der Prozesse zu erhöhen und die Einhaltung von Compliance- und Regulatorik-Anforderungen zu erleichtern.
Die Vorteile eines Workflows
Unternehmen profitieren vom Einsatz von Workflows, da diese Abläufe strukturieren, die Produktivität steigern und Fehler reduzieren. Was sich zusammengefasst gut anhört, wird im Detail sogar noch besser und verdeutlicht ganz klar, wieso Workflows in Unternehmen so einen großen Mehrwert bringen.
- Höhere Erfolgschancen: Gut strukturierte Workflows optimieren Prozesse und steigern die Effizienz, indem sie zu besseren Ergebnissen in kürzerer Zeit führen. Unternehmen profitieren durch organsiertere, strukturiertere und zielführendere Arbeitsabläufe.
- Klare Abläufe: Effektives Workflow-Management fördert die Zusammenarbeit, indem es klare Zuständigkeiten, Kommunikationswege und gemeinsame Arbeitsplattformen schafft. Dies verbessert die Unternehmenskultur und die Teambeziehungen, was zu besseren Ergebnissen führt.
- Überblick behalten: Workflows sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten und die Kommunikation zweckgebunden abläuft.
- Mehr Compliance: Klare Arbeitsabläufe mit eindeutigen Zuständigkeiten erleichtern die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Richtlinien. Sie unterstützen die Erstellung datenbasierter Audit-Trails und die Überwachung bestimmter Ergebnisse.
- Minimierung von Fehlern: Ein weiterer Vorteil ist die Reduktion menschlicher Fehler durch klare Anweisungen und automatische Prüfungen. Die organisierten Workflows verbessern den Informationsfluss und stellen sicher, dass alle Arbeitsschritte und relevanten Materialien berücksichtigt werden. Das führt dazu, dass Fehler vermieden oder schneller korrigiert werden können.
Ein DMS-Workflow in Ihrem Unternehmen
Unterschiedliche Branchen – unterschiedliche Bedürfnisse? Das mag sein, doch so unterschiedlich Branchen und auch die Anwendungsbereiche sind, eines haben sie gemeinsam: Ein gutes Workflow-Management ist unverzichtbar! Planung, Struktur, Organisation und Steuerung sind Stichworte, die untrennbar mit einem guten Workflow zusammenhängen.
Ein effektives Workflow-Management trägt innerhalb Ihres Unternehmens maßgeblich dazu bei, um Arbeitsschritte zu optimieren, funktionale Prozesse zu etablieren und Ziele zu erreichen. Dabei ist es wichtig, dass die einzelnen Schritte klar definiert sind, durchgeführt werden und die genaue Vorgehensweise festgelegt ist.
Haben Sie Fragen zum Thema Workflow oder möchten mit der Umsetzung in Ihrem Unternehmen starten? Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie dabei sehr gerne!
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Enterprise Information Management Tool, das modernes Dokumentenmanagement und flexibles Content Management auf einer Plattform vereint, um dokumentenbasierte Aktivitäten und die Zusammenarbeit in Unternehmen zu optimieren. Es erfasst, bearbeitet, speichert, verwaltet und verfolgt elektronische Dokumente wie Rechnungen, Verträge und E-Mails. Ein DMS gewährleistet die effiziente Verwaltung, Organisation und Archivierung dieser Dokumente, oft durch Speicherung in der Cloud. Darüber hinaus unterstützt es beim Erstellen, Bearbeiten, Katalogisieren, Schützen und Wiederauffinden von Dokumenten.
Ein DMS-Workflow optimiert Dokumentenprozesse durch Automatisierung und Standardisierung, was die Geschwindigkeit erhöht, und Fehler reduziert. Er bietet Transparenz durch Nachverfolgbarkeit, verbessert die Zusammenarbeit durch zentrale Zugänglichkeit und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher.
Der DMS-Workflow bietet Anpassungsmöglichkeiten wie die Konfiguration individueller Arbeitsabläufe, die Integration spezifischer Unternehmensregeln, die Anpassung von Benutzerrechten sowie die Erweiterung durch zusätzliche Module und Schnittstellen zu anderen Systemen.